De nouvelles lois concernant les commerçants voient régulièrement le jour. C’est notamment le cas de la loi relative à la lutte contre le gaspillage et à l'économie circulaire qui met fin à l'impression systématique du ticket de caisse. Une autre réglementation, un peu plus ancienne, est également à connaître pour éviter les sanctions. Il s’agit de la caisse enregistreuse obligatoirement certifiée. On vous en dit plus.
Loi de finances et obligation de caisse enregistreuse
L’utilisation d’une caisse enregistreuse n’est pas exigée en France. En revanche, les commerçants qui en utilisent une doivent se conformer à une réglementation précise. En effet, la loi de finances de 2018 a marqué un changement majeur en matière de transactions commerciales. Cette dernière, n’oblige pas les professionnels à utiliser une caisse enregistreuse, mais pour ceux qui en possèdent une, elle impose l’utilisation d’un logiciel de caisse certifié. Cette nouvelle règle a pour but de lutter contre la fraude à la TVA.
Avant cette loi, il était très facile pour certains commerçants de sous-déclarer leurs recettes en utilisant des logiciels de caisse "permissifs" qui permettaient de modifier ou d'occulter certaines transactions. En imposant l'utilisation d'un logiciel de caisse certifié, le gouvernement a ainsi voulu rendre plus difficile la fraude à la TVA en garantissant que les données enregistrées par les logiciels soient infalsifiables et conservées de manière sécurisée.
L'utilisation d'un logiciel de caisse certifié permet également d'améliorer la transparence des transactions commerciales. En effet, ces logiciels enregistrent toutes les transactions de manière détaillée et horodatée, ce qui permet aux autorités fiscales de vérifier plus facilement la comptabilité des entreprises.
Tout savoir sur le logiciel de caisse certifié ?
L’obligation d’utiliser un logiciel de caisse certifié incombe à tous les professionnels assujettis à la TVA qui enregistrent les paiements de leurs clients via un logiciel de caisse.
Le logiciel de caisse certifié doit respecter un certain nombre de normes définies par l'État. Ces normes visent à garantir que les données enregistrées par le logiciel sont fiables, sécurisées et infalsifiables. Ainsi, seuls les dispositifs certifiés NF525 répondent désormais aux normes en vigueur.
Les professionnels qui utilisent un logiciel de caisse doivent donc obtenir une attestation ou un certificat de conformité délivré soit par un organisme accrédité, soit par l’éditeur du logiciel lui-même. Attention, c’est bien au professionnel utilisant le logiciel de faire la demande de certificat, celui-ci n’est pas remis automatiquement lors de l’achat ou de la location d'une caisse enregistreuse.
Le certificat de conformité NF525 prouve ainsi que le logiciel est capable :
- D’enregistrer toutes les données concernant les règlements sans que ces dernières ne puissent être modifiées.
- De sécuriser les données ainsi que les modifications éventuelles.
- De conserver les données sur une période donnée.
- De prévoir une période où les données sont archivées, datées et figées pour empêcher leur modification.
Pour les logiciels multifonctions, seules les fonctionnalités de caisse enregistreuse/encaissement doivent être certifiées, et non l'intégralité du logiciel. Cette exigence s'applique également aux équipements tels que les instruments de mesure réglementés ou les distributeurs automatiques lorsqu'ils disposent d'une fonction de caisse. Dans ce cas, seule la fonction de caisse doit être certifiée. En ce qui concerne les appareils dotés de logiciels de caisse interconnectés, ils doivent être certifiés séparément.
Quelles sont les exceptions à la caisse enregistreuse obligatoire ?
Puisque l'utilisation d'une caisse enregistreuse n’est pas imposée en France, seuls les professionnels en utilisant une sont concernés par la certification de leur logiciel. Il existe également quelques exceptions pour les professionnels travaillant avec un logiciel de caisse. En effet, les utilisateurs suivants n’ont pas l’obligation de démontrer la certification de leur logiciel :
- Les professionnels qui ne réalisent que des opérations commerciales en B to B
- Les professionnels qui ne réalisent que des opérations exonérées de TVA
- Les professionnels qui bénéficient du régime de remboursement forfaitaire de la TVA agricole entreprise et dont la totalité des transactions est réalisée via l'intermédiation directe d’un établissement de crédit
- Les professionnels bénéficiant de la franchise en base de TVA
Quelles sont les sanctions en cas de non-respect ?
L’article 1770 duodecies du Code général des Impôts précise que les utilisateurs qui ne peuvent pas prouver la sécurité et la fiabilité de leur caisse enregistreuse, sont passibles d’une amende de 7 500 euros par unité de saisie.
Pour vous conformer à la réglementation en vigueur, JDC SA vous propose des solutions clé en main de caisses enregistreuses tactiles ou sur iPad, mais aussi des logiciels performants et des dispositifs connectés. Tous nos produits sont adaptés à votre secteur d’activité et répondent aux exigences de la norme NF525.
