Depuis le 1er janvier 2018, les gérants d’un débit de boissons doivent être équipés d’un logiciel de caisse sécurisé. Il n’est plus possible de faire ses encaissements à la main comme cela pouvait encore se pratiquer il y a quelques années. L’utilisation d’un logiciel de caisse est devenue obligatoire. Le plus simple est de louer ou acheter une caisse enregistreuse sécurisée. Mais il est aussi possible d’opter pour un logiciel de caisse installé sur un ordinateur.
Le recours à un système de gestion de caisse pour un bar présente de nombreux avantages pour les gérants de débit de boisson. Cela simplifie énormément la gestion quotidienne de la caisse, des stocks et des commandes ainsi que la comptabilité. Encore faut-il choisir un logiciel de caisse adapté à ses besoins. Voici les critères à prendre en compte lors du choix de la caisse enregistreuse de son bar.
Logiciel de caisse pour bar : prendre en compte les activités annexes
Avant de détailler les spécificités propres à un système de gestion de caisse destiné à un débit de boissons, il est important de tenir compte de l’ensemble des activités exercées au sein de l’établissement. En effet, certains gérants de bar cumulent plusieurs activités au sein de leur local professionnel. Ces dernières interviennent donc dans le choix du logiciel de caisse.
Parmi les différents activités annexes qui peuvent être pratiquées dans un bar, on peut citer :
la restauration : il est fréquent qu’un bar offre également un petit service de restauration pour le déjeuner. Dans ce cas, il faudra prendre en compte la gestion des tables, des réservations ainsi que des bons pour la cuisine dans le choix de son logiciel de caisse ;
la presse : si vous souhaitez vendre des magazines et des journaux au sein de votre bar, votre système de gestion de caisse devra présenter les fonctionnalités suivantes : gestion des stocks (invendus, ruptures de stock, parutions datées), des emplacements, des inventaires, etc. ;
le tabac : les bars tabac sont assez nombreux en France et nécessitent un système adapté, d’autant plus qu’ils doivent également gérer la vente de jeux. Il faut donc prendre en compte tous ces services supplémentaires et vérifier la présence des fonctionnalités suivantes : gestion du conditionnement du tabac (cartouches, paquets, etc.), impression des étiquettes pour que le prix des cigarettes et des cigares soit lisible, gestion du paiement des amendes, mise à jour automatique du prix des cigarettes, etc.
Les critères propres à la gestion d’un débit de boisson
La tenue d’un bar emporte également quelques spécificités qui doivent se retrouver parmi les fonctionnalités de la caisse enregistreuse ou du logiciel de caisse :
- gestion du stock ;
- gestion des happy hours ;
- séparation des notes ;
- mise en place de clefs d’identification ;
- mise en attente des tickets ;
- gestion des différents taux de TVA.
Il faut également veiller à ce que votre système de gestion de caisse vous permette d’avoir une vision globale et détaillée de votre activité avec des statistiques pour le suivi du chiffre d’affaires, de la note moyenne, etc., de gagner du temps au quotidien avec la clôture de caisse et la ventilation de la TVA, etc.
Des accessoires utiles pour gérer le stock et limiter les pertes
JDC SA vous propose un logiciel de débit de boissons qui est compatible avec votre système d’encaissement. Il permet de contrôler la quantité d’alcool servie et de gérer les stocks plus facilement. Il s’utilise en mode comparatif qui vous permet de déceler rapidement une anomalie au niveau de la quantité d’alcool facturée et de la quantité d’alcool servie ou en mode verrouillé qui impose aux solutions de dosage la quantité à verser.
Il s’utilise avec des dispositifs de dosage qui permettent de verser la bonne quantité d’alcool pour chaque verre.
