Depuis l'entrée en vigueur de l'article 88 de la loi des finances de 2016, également connue sous le nom de "loi anti-fraude TVA", les entreprises sont dans l’obligation de prouver la conformité de leur logiciel de caisse. Cette exigence vise à garantir l'inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l'archivage des données fiscales, afin de contribuer à la lutte contre la fraude fiscale. Voici donc comment prouver la conformité de votre logiciel de caisse, notamment grâce à la certification LNE.
Pourquoi et comment prouver la conformité de son logiciel de caisse ?
Comme indiqué plus haut, il est désormais obligatoire de prouver la conformité de son logiciel de caisse. Pour cela, il est essentiel de se référer aux normes et exigences définies par la documentation fiscale BOI-TVA-DECLA-30-10-30. Cette documentation stipule les conditions relatives à l'inaltérabilité, à la sécurisation, à la conservation et à l'archivage des données, auxquelles un logiciel de caisse doit répondre pour être certifié.
La certification d'un logiciel de caisse peut être attestée par un certificat délivré par un organisme accrédité ou par une attestation individuelle émise par l'éditeur du logiciel. L'éditeur doit donc émettre une attestation ou solliciter une certification pour garantir la conformité de son produit. Un modèle d'attestation individuelle, spécifique à l'utilisation d'un logiciel de comptabilité ou de gestion répondant aux exigences fiscales, est disponible sur le site des impôts. Ce document permet de prouver la conformité du logiciel et de s'assurer qu'il remplit toutes les conditions requises.
La réglementation concernant l'utilisation de logiciels de caisse certifiés s'applique principalement aux entreprises qui sont assujetties à la TVA et qui réalisent des opérations avec des clients qui, eux, ne sont pas soumis à la TVA. Les relations entre professionnels faisant l'objet d'une facturation et les professionnels exonérés de TVA ne sont pas concernées par cette obligation.
Initialement prévue pour englober les logiciels de caisse, de comptabilité et de gestion, la législation a été précisée pour se focaliser uniquement sur les logiciels et systèmes de caisse, principaux vecteurs de fraudes fiscales. Ainsi, seules les fonctions de caisse enregistreuse/encaissement, et non l'intégralité du logiciel multifonctions, doivent être certifiées.
Il est également important de noter que les logiciels de facturation dotés d'une fonction de caisse sont désormais soumis à l'obligation de certification. La direction générale des finances publiques distingue différentes situations selon le type de clients et les activités de commerce électronique, mais dans tous les cas, la conformité aux normes fiscales est indispensable pour éviter tout litige avec l'administration fiscale.
La certification LNE pour prouver la conformité de son logiciel de caisse
Pour démontrer la conformité de son logiciel de caisse aux exigences réglementaires, la certification LNE constitue une référence incontournable. Développé par le Laboratoire National de Métrologie et d'Essais (LNE), ce référentiel de certification des systèmes de caisse garantit la conformité des produits certifiés aux normes réglementaires établies.
Ce référentiel s'applique à divers types de systèmes d'encaissement, tels que les caisses matérielles, les logiciels ou encore les instruments de mesure réglementés intégrant un dispositif d'encaissement. Il repose sur les directives du Bulletin Officiel des Impôts, qui détaille la réglementation en vigueur pour les systèmes de caisse.
Opter pour la certification LNE présente plusieurs avantages significatifs. Tout d'abord, ce référentiel est spécifiquement conçu pour démontrer la conformité aux exigences réglementaires en matière de systèmes de caisse. De plus, la certification est effectuée par un organisme indépendant, accrédité et reconnu dans le domaine de la certification de produits. Les auditeurs chargés de cette certification possèdent une expertise tant sur les aspects réglementaires que sur la sécurité de l'information, garantissant ainsi une évaluation complète et fiable.
Par ailleurs, la certification LNE offre la possibilité de mutualiser les évaluations avec d'autres certifications, telles que les certifications volontaires de système de management de la qualité (ISO 9001 ou ISO 27001) ou des certifications réglementaires en métrologie légale.
Depuis l'entrée en vigueur de l'article 88 de la loi des finances, l'utilisation d'un logiciel de gestion ou d'un système de caisse conforme aux normes est devenue obligatoire. Cette mesure vise à lutter contre la fraude fiscale. Les entreprises qui ne disposent pas de certification pour leurs systèmes de caisse s'exposent, en cas de contrôle, à une amende de 7500 € par logiciel ou système non certifié.
Quelles sont les différences entre les certifications LNE et NF525 ?
En plus de l'attestation individuelle et de la certification des systèmes de caisse LNE, il est possible de se fier à la norme AFNOR NF525 pour prouver la conformité de son logiciel de caisse. Ces deux certifications, élaborées par des organismes indépendants accrédités par l'État, garantissent la conformité à la loi des finances.
La norme NF525 est principalement destinée aux caisses enregistreuses. Son cahier des charges exige la conformité aux quatre conditions énoncées par la loi, ainsi que la vérification de données. Cette norme s'appuie sur la norme ISO 9001 pour assurer la qualité des processus. En revanche, la certification LNE s'adresse plus largement aux systèmes de caisse. Elle se concentre uniquement sur les conditions de conformité à la loi anti-fraude à la TVA, sans nécessairement inclure d'autres exigences qualité.
Ces deux certifications imposent aux logiciels ou solutions de caisse de respecter les mêmes conditions, telles que la traçabilité et la sécurisation des enregistrements de données d'encaissement, la signature électronique justifiant l'opération d'encaissement, la piste d'audit garantissant la traçabilité des opérations, et la conservation et l'archivage fiable et rapide des données.
Pour simplifier, un logiciel certifié (ou bénéficiant d'une attestation) doit remplir plusieurs critères essentiels, notamment empêcher la suppression de factures, permettre la modification uniquement via un avoir, éviter la création de factures antidatées, garantir la numérotation et la chronologie des factures, mettre en place des clôtures journalières, mensuelles et annuelles, permettre le téléchargement d'une archive fiscale et certifier les facturations aux clients assujettis et non-assujettis à la TVA.
Pour vous accompagner dans votre activité professionnelle, JDC SA vous propose des systèmes de caisse qui répondent à toutes les normes françaises en matière de conformité. Nos caisses enregistreuses et logiciels sont ainsi tous certifiés LNE et NF525.
